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Resumen


Excerpt

La sección de cartera permite visualizar rápidamente la cartera para todas las facturas de clientes. Los También es posible crear y enviar los estados de cuenta para The aging section allows you to quickly view the aging for all customer invoices. Statements for a selected set of customers or all customers can also be created and sent.todos o algunos clientes.


Info
titlePermisos de Usuario Necesarios

El acceso a esta pantalla está limitado a los roles de "Administrador" y "Cuentas por Cobrar" (Accounts Receivables).

Opciones

 

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titleEstados de Cuenta para Clientes Específicos


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Hacer clic en la pestaña de Cartera /Estados de Cuenta, luego hacer clic en la sub-pestaña de Cartera / Estados de Cuenta". Al hacerlo, el sistema mostrará un reporte con los clientes con balances abiertos y créditos.


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 Ir a la columna de Acciones y después hacer clic en  "Crear / Enviar Estado de Cuenta".


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Una ventana aparecerá. Escoger la fecha de terminación del estado. Hacer clic en el botón de Crear y elegir si se desea enviar el estado por Email o Fax. El sistema pedirá seleccionar el tipo de estado de cuenta que debería generarse. Hay dos opciones:

    • Transaccional: Esta opción mostrará las facturas abiertas hasta la fecha seleccionada. Esta opción mostrará las facturas abiertas para la fecha seleccionada en "Hasta", independiente de su fueron o no pagadas después de esa fecha.
    • Facturas Abiertas: Esta opción solo mostrará solamente facturas abiertas abiertas a la fecha de hoy.
    • Saldo Anterior: Esta opción solo mostrará las transacciones hechas durante un periodo de tiempo (6 meses). Las facturas se enlistarán aún cuando se hayan pagado después de la fecha de finalización seleccionada.


  2. Importante

    Tenga en cuenta que el tipo de estado de cuenta seleccionado se tiene en cuenta en la lista de facturas del estado de cuenta pero no en el encabezado.



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El sistema creará un archivo PDF del estado de cuenta para el cliente seleccionado y enviará este a la dirección de correo especificada en el campo "" de la cuenta del cliente o al número de fax.



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titleEstados de Cuenta para Todos los Clientes

Para enviar estados a los clientes, las cuentas deben tener una dirección de correo especificada en el campo "enviar estados de cuenta a" dentro de la cuenta del cliente.


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Hacer clic en la pestaña de Cartera>>Cartera/Estados de Cuenta. Este mostrará la lista de clientes con sus respectivos balances abiertos y créditos abiertos.


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Seleccionar todos los clientes haciendo clic en el botón de la izquierda.


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 Hacer clic en el botón Enviar en la parte superior, seleccionar la fecha de finalización y hacer clic en Enviar. El sistema creará un archivo PDF de los estados de cuenta de los clientes seleccionados, ya sea por correo, fax o ambos.

 

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Info

La información de los estados de cuenta se basa en la fecha de la transacción y no en la fecha en la que la se ingresó al sistema.

Cuando el usuario corre un reporte para una fecha en el pasado, la información de la cartera mostrada reflejará la realidad de las cuentas del cliente con base en las transacciones que se ingresaron con una fecha de transacción menor o igual a la fecha Desde especificada en la búsqueda. Esto aplica a todas las transacciones que afectan el balance del cliente como facturas, pagos, créditos abiertos, descuentos.


Warning

No es posible generar estados de cuenta en el pasado para cualquier cliente si no tienen transacciones en ese periodo.




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titleColumnas Personalizadas en Cartera y Estados de Cuenta

El sistema permitirá a los usuarios elegir las columnas que deben mostrarse en la pantalla de Cartera. Hacer clic en el ícono de engranaje y seleccione/deseleccione las columnas deseadas.

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titleExportar a Excel

El sistema permite exportar a Excel un resumen de la cartera para su cliente. Para hacerlo, hacer clic en Reportes>>Exportar a Excel en la pestaña de Cartera/Estados de Cuenta.

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Una vez se haga clic en ese botón, el sistema descargar un reporte de Excel como el siguiente.

 

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titleReporte de Cartera

El sistema permitirá la generación de un reporte de Cartera de acuerdo a los filtros seleccionados. Para hacerlo, siga los siguientes pasos:

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Ir a Cartera>>Cartera/Estados de Cuenta.


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 Usar los filtros disponibles y hacer clic en Buscar. Recuerde seleccionar la fecha de corte, lo cual significa que el sistema no tomará en cuenta los pagos generados después de esa fecha.


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Este reporte puede generarse en Excel o PDF. En cualquier caso, el sistema solicitará al usuario ingresar la dirección de correo al cual se debe enviar el reporte. Observe que el sistema también le da la opción de excluir uno o más clientes del reporte.

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  • Reporte de Detalles de Cartera en Excel: Este reporte se enviará en formato .xlsx. El sistema incluirá el Gran Total al final del reporte, incluyendo la sumatoria de la cartera de todos los clientes por mes y el porcentaje del balance total que corresponde a cada periodo. Descargue aquí un ejemplo de este reporte.

  • Aging Details Report in PDF: This report will be sent in a PDF file and will contain information such as Total Amount Due, Credit Limit, and Total Aging Percentage for each month. The system will also include the Grand Total at the end of the report, including the sum of all the customers aging for each month. Download here an example of the Aging Report in Reporte de Detalles de Cartera en PDF: Este reporte se enviará en un archivo PDF y contendrá información como total adeudado, límite de créditos, y porcentaje total de cartera para cada mes. El sistema también incluirá un gran total al final del reporte, incluyendo la sumatoria de la cartera para cada mes. Descargue aquí un ejemplo de un reporte de cartera en PDF.

Info
titleInvoices Reopened

Invoices reopened due to NSF will be indentified as Las facturas reabiertas debido a NSF se identificarán como RO-NSF, next to the invoice numberal lado del número de factura.



The system allows downloading the Statements as of a specific date in a PDF file. Follow the next steps
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titleDownload Customer Statements
Descargar Estados de Cuenta de los Clientes

El sistema permite descargar los estados de cuenta para una fecha determinada en un archivo PDF. Seguir los siguientes pasos:

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Go to A/R>>Aging/StatementsIr a Cartera/Estados de Cuenta.


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 Use the available filters and click on Search Usar los filtros disponibles y hacer clic en Buscar.


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 You can both select some customer or all by checking the first box next to the customer columnPuede seleccionar algunos o todos los clientes, señalando la casilla ubicada al lado de la casilla de clientes.


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 Click on the Download button and confirm the End Date of the statement. The system will also ask to select the type of Statement that should be generated. There are two options:

  • Transactional: This option will show the invoices that were open by the "As of" date selected, regardless if they were paid or not after that date.
  • Open Items: This option will only show invoices that are still open as of today.
  • Balance Forward: This option will show all the transactions made through a period of time (max. 6 months). The invoices will be listed even if they were paid after the end date.
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 Once you have finished, click on Create.

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The system will generate a single PDF file with all the statements for each customer filtered in the screen. Hacer clic en Descargar y confirmar la fecha de finalización del estado de cuenta. El sistema también pedirá seleccionar el tipo de estado de cuenta que debería generarse. Hay dos opciones disponibles:

  • Transaccional: Esta opción mostrará las facturas abiertas para la fecha de corte seleccionada, idependiente de si fueron pagadas o no después de esa fecha.
  • Facturas Abiertas: Esta opción mostrará solo facturas abiertas a la fecha actual.
  • Saldo Anterior: Esta opción mostrará todas las transacciones hechas a través de un periodo de tiempo (max. 6 meses). Se enlistarán todas las facturas, aún cuando se hayan pagado después de la fecha de finalización.


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Una vez haya finalizado, hacer clic en Crear.


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El sistema generará un solo archivo PDF con todos los estados de cuenta para los clientes filtrados en esta pantalla.

 

Even if you check all the customers (step 3) the system will only generate the statements information which is on the current screen, meaning that if you have more than one page, you will have to repeat the process for each one
Info
titleInformation
Información

Aún cuando se haya seleccionado todos los clientes (paso 3) el sistema solo generará los estados de cuenta para los clientes que se muestren en la pantalla actual, lo cual significa que si se tiene más de una página de resultados, es necesario repetir el proceso para cada una.




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titleOpen Credits on Aging and StatementsCréditos Abiertos en Cartera y Estados de Cuenta


amount
Info
titleInformation

Open credits are considered in the Aging and Statements screen. If the Credits are Approved, they will affect the aging, while credits pending to be reviewed, submit for review, reopened, rejected, will not be considered in the aging model.

How to Include/Exclude Open Credits on Statements

When customers have open credits the following must be considered:

  • If the customer doesn't have open invoices but has available credits it will still appear on the Aging and Statements tab. 
  • Customers with available credits but no open invoices will be included on the Aging Reports.
  • Open credits are included on the customer statement by default. However, this option is manageable if you wish to exclude these from being printed on the customer statements.You can do so by going to Setup > Settings and under  "Accounts Receivables" menu click on "Statement Options". Check the option and click on Save.

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Here is how the Statement should look like when the credits are included. Download it here.

How to Include/Exclude Open Credits from Aging Summary

When this option is enabled, the open credits associated to the customer (overpayments and customer credits) will be subtracted from the Aging Report (both PDF and Excel) and Statements. The open credits will be subtracted from the total of the period in which they were approved (customer credits), paid (overpayments) or uploaded into Komet (credit transfers).

Leaving this option deactivated, the system won't subtract the open credits from the total amount due for the selected period.

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Once enabled, the Open Credits will be taken into account in the aging summary for each period and of course, in the total
Información

Los créditos abiertos son considerados en la pantalla de Cartera y Estados de Cuenta. Si los créditos están aprobados, afectarán la cartera, mientras que si están pendientes de revisión, enviados para revisión, reabiertos, rechazados, no se afectarán la cartera.


¿Cómo incluir/excluir créditos abiertos en los estados de cuenta?

Cuando los clientes tengan créditos abiertos, es necesario considerar lo siguiente?

Si el cliente no tiene facturas abiertas pero tiene créditos disponibles, aún aparecerá en la pestaña de Cartera y Estados de cuenta.

  • Los clientes con créditos abiertos pero sin facturas serán incluidos en la cartera.
  • Los créditos abiertos son incluidos en los estados de cuenta por defecto. Sin embargo esta opción se puede administrar, de forma que tal que si se desea excluir estos para que no se impriman en los estados de cuenta es posible hacerlo desde la pestaña de Configuraciones>>Ajustes>>Cartera & Estados de Cuenta. Seleccionar la opción No imprimir las cantidades de crédito en el estado de cuenta.

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¿Cómo Incluir/Excluir Créditos Abiertos del Resumen de Cartera

Cuando esta opción está habilitada, los créditos asociados al cliente (sobrepagos y créditos de clientes) se restarán el reporte de cartera( ya sea en PDF o en Excel) y de los estados de cuenta. Los créditos abiertos se restarán del total del periodo en el cual fueron aprobados (créditos de cliente), pagos (sobrepagos) o cargados en Komet (transferencias de créditos) .

Al dejar esta opción desactivada, el sistema no restará los créditos abiertos del total adeudado para el periodo seleccionado.Image Added

Una vez habilitado, los créditos abiertos serán tomados en cuenta en el resumen de cartera para cada periodo y por supuesto, en el monto total:

 

Info
titleInvoices Reopened

Invoices reopened due to NSF will be identified as Reopened-NSF on the PO# column.

 

On the Aging Report, the open credits will also be visible by period:
Facturas Reabiertas

las facturas reabiertas debido a NSF (Fondos Insuficientes) se identificarán como Reabiertas-NSF en la columna PO# .

 

En el reporte de Cartera, los créditos abiertos también serán visibles por periodo.



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