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Overview

Resumen

 

Excerpt

A Prebook is a pre-sale or commitment between the company and your customer where the company agrees to provide the products to the customer on a previously specified date. You can create a Prebook anywhere in the system just by pressing Crtl+E (Please read Common Actions With Prebooks for further details)

 

Instructions

To create a Prebook, follow these steps:

1) Create the Prebook Header

Una Preventa (preorden) es un compromiso previo de venta entre la compañía y el cliente en la cual la compañía se compromente a proveedor ciertos productos al cliente en una fecha previa especificada. Es posible crear una Preventa desde cualquier parte del sistema presionando Crtl+E .

 

Instrucciones

Para crear una preventa, seguir las siguientes instrucciones:

1) Crear el encabezado


Ui steps
sizesmall
Ui step

Ir a Preventas y SOs>>Agregar Preventa.

Ui step

Enter the Customer name. (Remember that once the first three characters are entered the system will display the customers that match.) Notice that the customer information will appear, including the payment methods, credit information and shipping adressIngresar el nombre del Cliente. (Basta con ingresar los primeros tres caracteres para que el sistema muestre todos los clientes que coincidan). Una vez se ingrese, el sistema mostrará algunos detalles de este, como métodos de pago, información de créditos y dirección de despacho.

Ui step

 Select the Truck Date and the Carrier Seleccionar la Fecha de Despacho y el Transportador.

Ui step

Select a Ship To if it is requiredSeleccionar una Dirección Alterna (en caso de que aplique).

Ui step

 Select the Ship Via, either by "Warehouse" or "Grower" Seleccionar si se va a despchar el producto por Bodega (Warehouse) o desde el proveedor (Grower).

Ui step

 Select the Salesperson Seleccionar tel vendedor.

Ui step

 Add special instructions or comments if needed Agregar instrucciones especiales o comentarios, de ser necesario.

Ui step

Click on the “Save” green buttonHacer clic en el botón Guardar.

Image Removed 

 

 

 

Info
titleInformationInformación
  • The system, by default, will associate the salesperson to the order based on the salesperson that has that customer assigned and whether Fresh Cut or Plants are being sold. 
  • If the Salesperson Code setting is enabled and the salesperson has a code set up, under the Add Prebook screen, the field for Salesperson Code will appear to select a code from. Also, if under the settings there is a code selected as Default, the system will automatically default to that specific code. For more information on how to setup a Salesperson Code, please read the following article: Setup Company Users & User Options.
  • The salesperson logged into Komet Sales who is entering the order is assigned as the salesperson as long as the Associate the logged user as salesperson setting is enabled within Setup > Settings > Prebook Settings. 
  • The user is allowed to override the salesperson that was entered previously on the Prebook by changing the Salesperson field; if the Allow salespeople to change the salesperson of the ordersetting is enabled within Setup > Settings > Prebook Settings.

Each location will have the option to enable or disable these settings to override the salesperson. For details on how to please review:

Single Location: Prebook Settings and Restrictions

Multi-Location: Prebook Options-Multiple Locations 

2) Add the items to the Prebook

After the Prebook header has been created items can be added to the order
  • El sistema, por defecto, asociará el vendedor a la orden basado en el vendedor que el cliente tiene asignado y el tipo de producto que se venda (flores frescas o plantas).
  • Si el setting de código del vendedor está habilitado y el vendedor tiene un código configurado, aparecerá la opción de selección de Código del Vendedor. Si hay algún código seleccionado por defecto, el sistema asignará automáticamente ese código.
  • El vendedor autenticado en Komet Sales que ingresa la orden es asignado como el vendedor de la order si la opción Asociar como vendedor al usuario que ingresó ha sido configurada en las herramientas de Preventas.
  • Al usuario se le permite sobreescribir el vendedor que se ingresó anteriormente en la Preventa si la opción Permitir a los vendedores cambiar al vendedor de la orden está habilitado en las herramientas de Preventas.
  • Muchas de las herramientas de Preventas son configurables a nivel de sede, en las compañías multisede.

2) Agregar los productos a la Preventa

Luego de que se haya creado el encabezado de la Preventa, se puede proceder a agregar los productos a la orden.

Ui steps
sizesmall
Ui step

Enter the "Vendor" name (optional). This is for customers that request items from specific vendorsIngresar el proveedor (opcional). Este se usa cuando el cliente solicita productos de un proveedor en específico.

Ui step

 Enter the "Product" name. To search for the product use any combination of the product name. Examples:

  1. “roswhit60” will search for all 60 cm white roses.

  2. “cdngreen” will search for all green cdn.

  3. “redselectcarn” will search for all red carnations.

  4. “akito” will search for all akito varieties.
Ui step

Enter the number of "Boxes" Ingresar el nombre del "Producto". Es posible ingresar algunas letras de la variedad y el sistema mostrará todas las coincidencias.

Ui step

Ingresar el número de cajas. 

Ui step

 Select the "Box type Seleccionar el "Tipo de Caja".

Ui step

 Enter the "Unit type". This will be used to calculate the total price amount.

    1. Bunch: the system will calculate the total with Boxes x Bunches x Price.
    2. Stem: the system will calculate the total with Boxes x Bunches x Stems/Bunch x Price.  The system allows for a Default Unit Type per product to be set on the Komet product lists. When that product is added to a Prebook the system will automatically display the Unit Type previously configured. To set this option for each product, refer to Default Unit Type for Products.
Ui step

 Enter the number of "Bunches" Ingresar el tipo de unidad. Este será usado para calcular el precio total.

    1. Bunch (Ramo): el sistema calculará el total con base en las cajas x ramos x precio.
    2. Stem (Tallo): el sistema calculará el total con las cajas x ramox talllo/ramo x precio.  El sistema permite confuguara un tipo de unidad por defecto para cada producto, de forma tal que este campo se llene automáticamente.
Ui step

 Ingresar el número de Bunches (Ramos), "Stems/Bunch (Tallos /Ramo)" and  y "PricePrecio" (the total price is calculated based on the unit typeel precio total se calcula con base en el tipo de unidad).

Ui step

 Click on the green "Add" button on the right-hand side. The item will be added to the bottom of the grid Hacer clic en el botón verde "Agregar" en la parte derecha. El producto agregado se enlistará más abajo.

Ui step

 Repeat the previous steps for each item that you want to add to the Prebook.

Image Removed

 Repetir los pasos anteriores para cada producto que se desea agregar a la Preventa.

 

 

Panel
titleArtículos Relacionados

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Tip
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Prebooks with recipes will be identified with a blue star icon. Assorted products can have recipes in its breakdown.Las Preventas con recetas se identificarán con un ícono de estrella azul, mientras que los surtidos (cajas mixtas) tendrán una estrella amarilla.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tip
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