Overview
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The system allows you to manually create Prebooks from Standing Orders without any restriction in terms of the starting date, ending dates, or their recurrence. |
It doesn't matter if your company uses the automatic generation of Prebooks based on Standing Orders, you can still generate your Prebooks manually.
Instructions
Go to Prebooks & SO's > Standing Order Summary.
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It's important to point out that if you want the system to create the purchase order automatically once a SO is generated, all of the standing order fields have to be complete, including each line item. Even if you are manually generating multiple Standing Orders the system will not create a PO for those SO line items that are incomplete (missing vendor and/or cost). The image below is a good example of this situation. The standing order is marked as incomplete, but the only line item that will not be included on the PO is the one missing Vendor and Cost information.
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Resumen
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El sistema permite crear Preventas manualmente a partir de Órdenes Recurrentes sin ninguna restricción en términos de fechas de inicio, finalización o frecuencia de generación. |
No importa si tu compañía usa la generación automática de Preventas basadas en Órdenes Recurrentes, siempre que lo requieras podrás generar Preventas de forma manual.
Instrucciones
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El sistema no generará POs para aquellas líneas de la SO que estén incompletas (que no tengan proveedor o costo), ya sea que se generen las Preventas manual o automáticamente. Las líneas completas sí se incluirán en la PO. |
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Once the End By date of a Standing Order has been reached, the system will not allow generating more Prebooks or Holiday Orders for it.
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Once the generation process is complete, you can verify the Prebooks by following these steps:
- Click on the “Prebook Summary” tab.
- You will see the new Prebooks that were generated based on the standing orders. Notice that the “SO” column contains the Standing Order number that was used to create the order. If you placed any Special Instructions/Comments in the Standing Order these will appear under the “Comments” column.
When manually generating the Prebooks from Standing Orders you have to pay special attention to the following information:
- If you have enabled the automatic generation of Prebooks from Standing Orders, you have to be careful because doing this operation manually could double up the orders.
- When entering a new date for the Week field on the Confirmation screen, the system uses the week regardless of the date that is selected. If you don’t specify a date, the system will assume you want to generate the order for the current week.
- Doing this process manually doesn't affect the previous configuration of the Standing Orders.
- For this operation, the system doesn't take into account the Start Date and the End Date of the Standing Order.
- The system doesn't take the recurrence of the Standing Order into account.
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Una vez de complete la fecha de finalización de una Orden Recurrente, el sistema no permitirá generar más Preventas u Órdenes Extraodinarias (Holidays) con esta.
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Una vez el proceso de generación se complete, es posible verificar las Preventas generadas a partir de ellas siguiendo los siguientes pasos:
- Hacer clic en la pestaña Resumen de Preventa.
- Se visualizará la información de las Preventas generadas a partir de Órdenes Recurrentes. La columna SO # mostrará la SO a partir de la cual las Preventas fueron generadas. En caso de que se hayan ingresado instrucciones especiales o comentarios, estos se verán en la columna Comentarios.
- También es posible ver rápidamente las Preventas generadas, desde la columna Acciones del Resumen de Órdenes Recurrentes, opción View Prebooks (Ver Preventas).
Cuando se generen Preventas a partir de Órdenes Recurrentes de forma manual, es importante tener en cuenta lo siguiente:
- Si se tiene el proceso de generación automática de Preventas encendido y se hace también de forma manual, es importante hacerlo cuidadosamente, pues las órdenes podrían terminar duplicadas.
- Cuando se ingrese el día de la semana en la pantalla de confirmación, el sistema va a generar la orden para dicha semana, independientemente del día seleccionado. Si no se especifica ninguna fecha, el sistema asumirá que se quiere generar la orden para la semana en curso.
- Realizar este proceso manual no afectará la configuración previa de las Órdenes Recurrentes.
- Para esta operación, el sistema no toma en cuenta la Fecha de Inicio ni la Fecha de Finalización de la Orden Recurrente.