Resumen
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Facturar puede volverse una tarea ardua cuando se deben manejar muchos clientes y órdenes cada día. Komet Sales tiene algunas opciones para ayudarle a crear y enviar facturas automáticamente a sus clientes. |
Opciones de Facturación Automática
Use el proceso de facturación automática para facturar a los clientes de Preventas y Órdenes Recurrentes que ya se hayan entregado. Es posible configurar el sistema parar para crear dichas facturas automáticamente una vez se confirman los productos al inventario o durante el proceso de escaneo de recibo.
Condiciones para la Facturación Automática
La facturación automática servirá para facturar cualquier caja asociada a una Preventa u Orden Recurrente que cumpla con los siguientes criterios:
- Los productos a facturar deben estar asociados a una Orden Recurrente o Preventa.
- El cliente no puede tener bloqueo de crédito.
- El cliente no debe sobrepasar su límite de crédito.
- La fecha de despacho no puede estar en e el pasado. El sistema permite configurar un número de días de margen (por ejemplo escribir 1, de forma tal que el sistema aún facture productos que se recibieron hoy pero que se suponía debían despacharse el día de ayer).
- El tipo de inventario no es ( Mercado Abierto). El tipo de cliente no es Ventas Futuras (Future Sales).
¿Cómo Activar la Facturación Automática?
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Otras Opciones
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Habrá casos en los que los productos de Preventas u Órdenes Recurrentes que se confirman como recibidos en el inventario ya han sido completados. Es posible elegir cómo debe comportarse el sistema con los productos prevendidos que ya hayan sido facturados. Hay dos opciones dispoinbles:
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Al habilitar esta opción, el sistema va a separar los productos aún en tránsito y en inventario a la mano en las órdenes creadas por Asignaciones o Facturación Automática. Los usuarios podrán, si lo desean, combinar manualmente las órdenes desde la pantalla de Ventas. Esto solo aplica para cajas.
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Al habilitar esta opción, el sistema va a consolidar los productos que vienen de Preventas y Órdenes Recurrentes con los de Mercado Abierto en las órdenes ceradas por Facturación Automática o Asignaciones. Los usuarios podrán, si lo desean, separar las órdenes manualmente desde la pantalla de Ventas. Esto solo aplica para productos en cajas.
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Si esta opción está habilitada, el sistema no combinará los productos que vienen de órdenes regulares y dobles (especiales) durante los procesos de Facturación Automática y Asignaciones, incluso si se trata de los mismos productos. Sin embargo, los usuarios podrán combinar las órdenes desde la pantalla de Ventas. Esto solo aplica para productos en cajas.
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Esta opción pemrite configurar un número de días posteriores a la fecha de despacho de la Preventa, durante los cuales el sistema aún llevará a cabo la facturación automática, aún cuando el producto se retrase con relación a la fecha de despacho de la Preventa.
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Esta opción solo estará disponible si la opción de Vender por Unidades y la Facturación Automática están activas. Con esta opción se permite facturar unidades como cajas, es decir, si la Preventa es creada en unidades y luego el producto se transfiere desde el área en tránsito al inventario, el sistema llevará a cabo la facturación del producto como cajas, en vez de unidades.
Si la opción de facturar unidades como cajas está activa, el sistema mostrará una opción adicional llamada
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Consolidación de Facturas
Una vez esté corriendo el proceso de facturación automática, el sistema comenzará a crear facturas nuevas o a usar las ya existentes, con base en las siguientes consideraciones:
- Se consolidarán los productos en la misma factura si el cliente, fecha de despacho, el número de PO del cliente, información de dirección alterna de envío son los mismos y el estado de la factura es Pending.
- Si el sistema encuentra una factura creada previamente que concuerde con las carcaterísticas mencionadas, los productos confirmados de añadirán a dicha factura.
- Si hay una factura que concuerde con esa información pero tiene productos de mercado abierto, el sistema no añadirá los productos confirmados a esa factura, sino que creará una nueva.
- Si la opción de consolidar facturas en la facturación automática (
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Cuando una Preventa ha sido asignada manualmente, el sistema validará cuáles cajas están pendientes de ser facturadas. De esta forma, cuando los productos lleguen y se confirmen desde el área en tránsito al inventario, el sistema solo facturará los productos pendientes y el resto se liberarán al inventario de mercado abierto. Si una Preventa tiene un producto con precio $0.00, el sistema lo facturará usando el precio sugerido de venta (costo final más el GPM se de la compañía). |