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Resumen

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There are several billing options that make possible to create invoices automatically or manually, as needed. Features such as Mass Allocation and Automatic Billing can make a difference during an operation. However, for items that need to be manually invoiced, the user can do so under the Order Entry tab. Use the keyboard shortcut Ctrl+o to create a new order anywhere in the system.

How to Create an Order

Resumen

Excerpt

Hay varias opciones de facturación que hacen posible crear facturas de forma manual o automática. Funcionalidades como Asignación Masiva (Mass Allocation) y Facturación Automática puede hacer la diferencia durante una operación. Sin embargo, siempre habrá productos que deben facturase manualmente. Esto se puede hacer desde la pantalla de Ventas. El atajo del teclado Ctrl+O, permite crear una nueva orden desde cualquier parte del sistema.


¿Cómo Crear una Orden?

 

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 Go to Order Entry > Add Order. Select the Customer, Date, Carrier, and Customer PO or Ref. # (if applicable). After selecting the customer, the system will display general information about the customer such as Salesperson, Aging, Shipping Address, Payment Method, notes, CRM link, and more. Also, there you have the option to  and add 
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 Save the information and start adding items by clicking on the Add items green button.

Once you click on Add Items, the Inventory window will open. There are two views for adding products: single mode and bulk mode (see ). For adding products in the single mode, click on Add in the actions column. To start adding a product in the bulk mode, simply begin searching for the product that needs to be added, fill in the "Qty"  and change the price if needed, if not, press the "Enter" key to add the item.Notice you can also add products from future inventory, units (when the  in enabled) and hard goods. To sell products from the future inventory, once you click on the Future tab, click on Add in the Actions column, and complete the required information either for boxes or for units.  
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 Once you have added the required items, close the Inventory window. The items added at the bottom of the General Order Information. Click on Save if everything is correctIr a Ventas>> Agregar Orden. Seleccionar el cliente, fecha de Envío, Transportador, PO # o Número de Referencia (si aplica). Luego de seleccionar el cliente, el sistema mostrará información general sobre el cliente como Vendedor, Edad, Fecha de Despacho, Método de Pago, notas, link de CRM y más. Además es posible cambiar la dirección alternativa de envío e incluso agregar notas.

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 Guardar la información y empiece a agregar productos haciendo clic en el botón verde Agregar Productos.

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Una vez se haga clic en Agregar Productos, se abrirá la ventana de Inventario. Hay dos vistas para agregar productos: Único y Masivo. Para agregar productos en el modo único, hacer clic en Agregar en la columna de Acciones. Para comenzar a agregar un producto en el modo masivo, basta con buscar el producto a agregar a la orden, ingresar la cantidad, cambiar el precio si es necesario y oprimir la tecla Enter para agregar el producto.

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Observe que también puede agregar productos desde el inventario futuro, inventario en unidades (si la opción de venta en unidades está habilitada) e inventario de productos no perecederos. Para vender productos desde el inventario futuro, haga clic en Agregar para un producto dado y complete la información requerida, ya sea para cajas o unidades.

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Una vez se hayan agregado los productos requeridos, cerrar la ventana. El producto debería enlistarse en la parte inferior de la pantalla. Hacer clic en Guardar si todo el todo está correcto.

 

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The system displays a message once you select a customer who has prebooks pending to be billed. For more information read Prebooks in Units Pending to be Billed.

Tip
titlePrebooks Pending
Preventas Pendientes

El sistema muestra un mensaje una vez se selecciona un cliente que tiene Preventas pendientes por facturar.

 

 

 

If the Ship Date of the order is greater than 8 days in regard to the current time, the system will ask for a validation as the following once you try to Save the order. To continue, enter the word ACKNOWLEDGE and click on Yes, Continue (this button will appear once you enter the confirmation word).

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A similar validation will appear when you try to Save an order which is in the past
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titleShip Dates in the Future
Fechas de Envío Futuras

Si la fecha de Envío de la orden es superior a 8 días respecto a la fecha actual, el sistema pedirá una validación como la siguiente cuando se intente Guardar la orden. Para continuar, ingresar la palabra ACKNOWLEDGE y hacer clic en Sí, Continuar (este último botón aparecerá cuando se ingrese la palabra de confirmación).

 

Aparecerá una validación similar cuando se intente guardar una orden en el pasado.

If for any reason, a user enters a product quantity that exceeds the available quantity, the system will display a notification as the following:

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If the user enters the word "ok" and clicks on OK, the system will enter all the available quantity in the quantity field, and the user will be able to add it to the order. If the user clicks on Cancel, the user will have to enter a different quantity. This applies for boxes, units, and hard goods and it also occurs when trying to edit an order entering a quantity greater than the availability.

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Note: If the setting Sell Over Available Quantity is enabled, this option won't work
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titleOverselling Products
Sobreventa de Productos

Si por alguna razón un usuario ingresa un producto que excede la cantidad disponible, el sistema mostrará una notificación como la siguiente:

 

Si el usuario ingresa la palabra "ok" y hace clic en OK, el sistema mostará toda la cantidad disponible en el campo Cant. y el usuario podrá agregarlo a la orden. Si por el contrario el usuario hace clic en cancelar, se deberá ingresar una cantidad diferente. Esto aplica para cajas, unidades y hardgoods y ocurre también cuando se ingresa una cantidad mayor a la disponibilidad.

 

Nota: Si la herramienta Vender por Encima de la Cantidad Disponible está habilitada, esta opción no funcionará.


  • If a customer has multiple  ship to's, the users can select the one they need from this screen as well.
    • If the Salesperson Code setting is enabled, under the Add Order screen, the field for Salesperson Code will appear to select a code from. Also, if under the settings there is a code selected as 'default', the system will automatically default to that specific code. For more information on how to set up a Salesperson Code, please read the following article: Setup Company Users & User Options.
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  • Additional charges can be added to an order, to learn how to do this please refer: How to Invoice Additional Charges and Additional Invoice Charges.
  • Temporary Invoices can also be activated by contacting Komet. You can learn more about this by reading Using Temporary Invoice Numbers.
  • For the users to be able to change the Salesperson in the invoice, please refer to the next article: Setup Order Entry Options.
  • If you want to hide the Aging and GPM column per line when creating the order, you have the option of using the shortcut: Ctrl + U, or by activating the User Option: Hide Sensitive Data on Sales Screen for each salesperson company user. For more details review: Company User Roles.
  • When the user is invoicing Open Market Units, the system will take into account the Default Price A or Price B setting within the customer's account, including any Price B markup/markdown over Price A that may have been pre-configured.
  • While adding products remember the system will only display inventory On Hand having an arrival date previous to the Order Date when the Inventory rotation is activated. 
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    titleTips To Create Invoices
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    titleHow to Know Landed Cost Details of the Products?

    While adding products to the invoices, the system allows to see the landed cost component just by double-clicking on the product name. Notice that the system calculates the landed cost per unit and per box. This option will not work if the option Hide Sensitive Data is enabled.

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    The system, by default, will associate a salesperson to the order based on the salesperson that was assigned to that customer.
    The user is allowed to override the salesperson that was entered previously on the order by changing the"Salesperson" field if the "Allow salespeople to change the salesperson of the order" setting is enabled on Order Entry Options.

    To have this setting enabled or disabled, follow either link below: 

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    titleSalesperson Management
    Para Crear Facturas
    1. Si un cliente tiene múltiples direcciones alternas de envío, los usuarios pueden seleccionar la que necesiten desde esta pantalla.
    2. Si la opción de código de ventas está habilitada (Configuración de Usuarios>>Códigos de Vendedor), este campo aparecerá en la ventana de Agregar Orden. Si en la configuración de estos hay uno seleccionado por defecto, este aparecerá asignado automáticamente
    3. Es posible agregar cargos adicionales a la orden.
    4. Komet permite la creación de Órdenes Temporales.
    5. Para que los usuarios puedan cambiar el vendedor en la factura es necesario habilitar esta opción en Config.>>Opciones de Ventas.
    6. Si se desea ocultar las columnas de Edad y GPM por producto cuando se crea la factura, use el atajo Ctrl+ U o active la opción por usuario llamada Ocultar la información sensible en la pantallas de venta.
    7. Cuando el usuario está facturando Unidades de Mercado Abierto el sistema tomará en cuenta las configuraciones de Precio A o Precio B en la cuenta del cliente, incluyendo el margen sobre el precio B que pueda haberse preconfigurado.
    8. Cuando se agregan productos, recuerde que el sistema solo mostrará inventario a la mano con una fecha de llegada anterior a la fecha de la orden si la opción de rotación de inventario está activa.
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    title¿Cómo Conocer los Detalles del Costo Total de los Productos?

    Mientras se agregan productos a las facturas, el sistema permite visualizar los detalles del costo total haciendo doble clic en el nombre del producto. El sistema calcula el costo total por unidad y por caja. Si la opción se ocultar información sensible está activada, esto no se visualizará.

     

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    titleCRM Link

    To set the CRM Link for each customer, please refer to the next articles: CRM Options and Customer Account "Advanced" SetupPara configurar el link CRM para cada cliente, leer el artículo Enlace CRM.

    If the Inventory rotation is enabled (also for the salespersons), the system gives you the option of consolidating the lines with the same product, even if they belong to different vendors. For doing that check the Group Vendors Box (or press the V key from the Qty or Unit Price field).

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    Notice that the system will consolidate the same product lines, even if they have a different price (the system will show a weighted average price) unless the Separate lines by price option is checked
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    titleSell Products Coming From Any Vendor
    Vender Productos Provenientes de Cualquier Vendedor

    Si la opción de Rotación de Inventario está habilitada (también para vendedores), el sistema da la opción de consolidar las lineas con el mismo producto, incluso si pertenecen a diferentes proveedores. Para hacerlo, marque la opción Agrupar Proveedores (u oprima la tecla V, desde los campos Cant. o Precio Unitario).

    El sistema consolidará las línes con el mismo producto, aún cuando tengan diferentes precios, el sistema mostará un precio ponderado (excepto si la opción de separar líneas por precio está habilitada).